Guide · Passage à la facturation électronique
Une entreprise qui émet ses factures depuis un tableur, un logiciel ancien ou un ERP doit savoir, avant la réforme, comment ses flux seront transmis et reçus. Cette page s’adresse aux dirigeants, aux responsables administratifs et aux responsables informatiques de TPE et de PME de Paris et de la petite couronne qui doivent cadrer ce passage. Elle présente le service, les situations qui déclenchent la démarche, le déroulement d’un projet, les points de comparaison entre offres et les questions à poser avant de signer.
Sommaire
La facturation électronique, c’est quoi ?
Un changement de format et de circuit
La réforme fait évoluer la manière dont les factures entre professionnels sont créées, transmises, reçues et traitées. Un PDF envoyé par e-mail ne suffit plus à lui seul : la facture doit circuler sous un format structuré, par l’intermédiaire de plateformes reconnues par l’administration fiscale. Pour l’entreprise, le sujet dépasse donc le remplacement d’un logiciel. Il faut reprendre tout un circuit, de l’émission jusqu’à la comptabilisation.
Émettre, recevoir, transmettre
Le texte concerne à la fois l’émission et la réception. L’entreprise doit transmettre ses factures sous forme électronique et recevoir celles de ses fournisseurs dans le même format. Certaines données de vente, notamment celles qui concernent les particuliers ou les opérations avec l’étranger, relèvent d’une transmission distincte, dite e-reporting, à préparer en même temps que le reste. Le calendrier dépend de la situation de chaque entreprise : il est fixé par l’administration fiscale, à vérifier sur impots.gouv.fr.
Plateforme agréée, connecteur et annuaire
Les factures passent par une plateforme agréée, c’est-à-dire un opérateur inscrit sur la liste officielle publiée sur impots.gouv.fr. Cette plateforme transmet les factures, contrôle leur format et fournit leur statut aux parties. Elle se relie au logiciel de l’entreprise soit par un connecteur fourni par l’éditeur, soit par des échanges de fichiers. Les fiches des clients et des fournisseurs, avec leur numéro SIREN et leur adresse de facturation, doivent être exactes pour que chaque facture atteigne le bon destinataire.
Quand faut-il s’en occuper ?
La démarche commence rarement par la réforme elle-même. Elle se déclenche par un symptôme concret :
- Des factures ressaisies à la réception : les PDF reçus par e-mail sont retapés dans le logiciel comptable, avec les erreurs que cela entraîne.
- Un logiciel de facturation muet : l’éditeur n’a pas encore indiqué comment son outil s’articulera avec le nouveau dispositif.
- Un choix de plateforme sans méthode : la liste officielle existe, mais personne n’a comparé les offres au regard du logiciel réellement en place.
- Un ERP ancien : l’outil de gestion, développé en interne ou vieillissant, ne prévoit aucun connecteur.
- Des fiches fournisseurs incomplètes : des numéros SIREN ou des adresses de facturation douteux bloqueront la transmission le jour venu.
- Plusieurs sociétés, plusieurs outils : un groupe qui facture avec des logiciels différents doit harmoniser sans interrompre ses ventes.
- Un expert-comptable qui alerte : le sujet est signalé, mais personne n’a la charge de l’intégration technique.
- La crainte d’une rupture : l’équipe redoute de bloquer la facturation le jour de la bascule.
Comment se déroule un projet
Un passage bien conduit se découpe en phases distinctes. L’ordre ci-dessous est l’ordre habituel, à adapter au logiciel en place et à la taille de l’entreprise.
Avant la bascule : diagnostic et choix
Le diagnostic recense les factures émises et reçues, les outils qui les produisent, les clients et fournisseurs concernés et les cas particuliers : acomptes, avoirs, refacturations, factures émises par plusieurs sociétés. Il vérifie aussi ce que le logiciel actuel sait faire. C’est sur ce constat qu’une plateforme agréée est choisie, en tenant compte des formats acceptés, des connecteurs disponibles et de la manière dont les données seraient récupérées en cas de changement.
Pendant le raccordement : intégration et données
Le raccordement relie l’outil de facturation, le logiciel comptable ou l’ERP à la plateforme. Il s’accompagne d’un contrôle des fiches clients et fournisseurs et de la vérification des mentions attendues sur les factures, selon les textes en vigueur. Les cas particuliers se règlent à ce stade, avant les premiers échanges réels.
Après la mise en service : essais et bascule
Des factures d’essai sont émises et reçues dans les deux sens, et leurs statuts sont suivis jusqu’au bout. La mise en service se fait ensuite flux par flux, sans interrompre la facturation courante. Les équipes comptables et les personnes qui valident les factures fournisseurs sont accompagnées dans le nouveau circuit, afin que la validation ne repose pas sur une seule personne.
Ce qui distingue une bonne offre
Deux propositions pour une même réforme se ressemblent rarement dans le détail. Quelques points permettent de les lire sur le même plan :
- Le périmètre des flux : l’offre couvre-t-elle l’émission, la réception, les avoirs et les factures d’acompte, ou seulement une partie d’entre eux ?
- La plateforme : figure-t-elle sur la liste officielle publiée sur impots.gouv.fr, et quels formats accepte-t-elle ?
- Le raccordement : connecteur de l’éditeur existant, échange de fichiers ou développement spécifique ? Un connecteur annoncé doit avoir été essayé sur le logiciel réel.
- La reprise des données : que devient l’historique des factures si l’entreprise change de plateforme plus tard ?
- Les essais : le plan prévoit-il des factures tests à l’émission comme à la réception, avec un point de contrôle écrit avant la bascule ?
- Le suivi après bascule : qui traite une facture rejetée, et selon quelle procédure ?
Le prix dépend des facteurs présentés plus haut sur cette page. Il se compare à périmètre identique, jamais sur le seul montant affiché.
Les erreurs fréquentes
Quelques écueils reviennent souvent. Chacun a une parade simple.
- Croire que la réception ne concerne pas l’entreprise : la réforme touche aussi les factures reçues, pas seulement celles qui sortent. Parade : inclure les fournisseurs et le circuit de validation dans le diagnostic.
- Choisir la plateforme avant de recenser ses flux : on compare des offres sans savoir ce qu’elles doivent transporter. Parade : commencer par le diagnostic, puis choisir.
- Négliger les fiches tiers : des SIREN manquants ou des adresses erronées bloquent une facture sans message clair. Parade : nettoyer les fiches clients et fournisseurs avant les essais.
- Se fier à une annonce d’éditeur : un connecteur présenté comme disponible n’a pas forcément été testé sur la version utilisée. Parade : demander un essai sur des factures réelles.
- Basculer d’un coup : tout le circuit passe en même temps, sans filet. Parade : une mise en service flux par flux, avec un point de contrôle.
Les questions à poser avant de signer
Ces questions s’adressent au prestataire comme à l’éditeur du logiciel. Une réponse précise vaut mieux qu’une réponse générale.
La plateforme proposée figure-t-elle sur la liste officielle publiée sur impots.gouv.fr ? Vérifiez-le directement sur le site de l’administration, plutôt que sur la foi d’une présentation commerciale.
Quels formats et quels connecteurs sont pris en charge pour le logiciel en place ? Demandez la version exacte concernée et la date de la dernière mise à jour du connecteur.
Comment les données sont-elles récupérées en cas de changement de plateforme ? La réponse doit décrire le format de restitution des factures et de leurs statuts.
Les essais portent-ils à la fois sur l’émission et sur la réception ? Un plan d’essais écrit, qui couvre les cas particuliers, doit précéder la bascule.
Les questions de TVA et de mentions obligatoires relèvent de l’expert-comptable, qui valide les règles applicables à votre entreprise. Le prestataire technique s’occupe des flux et des outils.